เขียนโดย อนุชิต ภัทรมงคลชัย · อัปเดต 13 พ.ย. 2569
งานขายหนึ่งงานมักเดินตามลำดับ ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ แล้วปิดด้วยใบเสร็จรับเงิน แต่ในเอกสารการขายทั้งชุด ใบที่ประมวลรัษฎากรบังคับให้ฟรีแลนซ์และร้านทั่วไปออกคือใบที่ออกตอนรับเงิน ส่วนใบเสนอราคากับใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่ทำกันตามธรรมเนียม ถ้ากิจการจด VAT จะมีใบกำกับภาษีเพิ่มเข้ามาอีกใบ ด้านล่างไล่ให้ทีละขั้นว่าแต่ละใบออกตอนไหน ร้านที่จดกับไม่จด VAT ใช้ชุดต่างกันอย่างไร ใบหลังต้องอ้างเลขที่ใบก่อนหน้าไหม และต้องเก็บไว้กี่ปี
ในบทความนี้
นับตามขั้นของงานขายได้ 5 ขั้น แต่ละขั้นมีเอกสารประจำของมัน ตารางนี้เรียงจากใบแรกที่ส่งถึงลูกค้าจนถึงใบที่ปิดงาน คอลัมน์ขวาบอกว่าใบนั้นกฎหมายบังคับหรือเป็นธรรมเนียม
| ขั้นของงาน | เอกสารที่ใช้ | ใครออก | กฎหมายบังคับไหม |
|---|---|---|---|
| 1. เสนอราคา | ใบเสนอราคา | ผู้ขายหรือผู้รับจ้าง | ไม่พบประกาศที่กำหนดแบบ |
| 2. ตกลงซื้อขาย | ใบเสนอราคาที่ลูกค้าเซ็นตอบรับ หรือใบสั่งซื้อของลูกค้า | ลูกค้า | ทำกันตามธรรมเนียม |
| 3. ส่งของหรือส่งงาน | ใบส่งของ | ผู้ขาย | บังคับเฉพาะบางกิจการที่ขายสินค้า |
| 4. เรียกเก็บเงิน | ใบแจ้งหนี้ หรือใบวางบิล | ผู้ขายหรือผู้รับจ้าง | ไม่พบประกาศที่กำหนดแบบ |
| 5. รับเงิน | ใบเสร็จรับเงินหรือบิลเงินสด และใบกำกับภาษีถ้าจด VAT | ผู้รับเงิน | บังคับ (ใบรับใช้เกณฑ์ยอดต่อครั้ง) |
งานจริงไม่ต้องครบทั้ง 5 ใบ งานเล็กที่ลูกค้าจ่ายเงินทันทีอาจจบในใบเดียว แต่ใบที่ข้ามไม่ได้คือใบที่ออกตอนรับเงิน เพราะเป็นใบเดียวในชุดที่กฎหมายเขียนหน้าที่ไว้กับทุกคนที่รับเงินเกินเกณฑ์ ไม่ว่าจะจด VAT หรือไม่
กฎหมายบังคับอยู่ 3 ใบ คือใบรับตอนรับเงิน ใบกำกับภาษีของกิจการที่จด VAT และใบส่งของของกิจการบางประเภท ส่วนใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล เราค้นเอกสารของกรมสรรพากรที่เก็บไว้แล้ว ยังไม่เจอประกาศที่บอกว่าใบเหล่านี้ต้องมีหน้าตาแบบไหน คนขายจึงตั้งแบบและช่องเองได้
ใบรับคือคำที่ประมวลรัษฎากรใช้เรียกหนังสือที่เป็นหลักฐานว่าได้รับเงินแล้ว ใบเสร็จรับเงินกับบิลเงินสดจึงทำหน้าที่เดียวกัน มาตรา 105 ให้ผู้ขายหรือผู้รับเงินออกใบรับให้คนจ่ายทันทีทุกครั้งที่รับเงิน ไม่ต้องรอให้เขาขอ คนที่ยังไม่จด VAT ใช้เกณฑ์รับเงินเกิน 100 บาทต่อครั้ง ซึ่งมาจากประกาศอธิบดีฯ เรื่องอากรแสตมป์ ฉบับที่ 34 ส่วนตัวบทมาตรา 103 ถึง 105 จัตวา เปิดอ่านได้ที่หน้าประมวลรัษฎากรของกรมสรรพากร
ใบกำกับภาษีเป็นหน้าที่ของผู้จด VAT ต้องทำทันทีที่ความรับผิดทางภาษีเกิดและส่งมอบให้ลูกค้า คนที่ยังไม่จดห้ามออกเลยตามมาตรา 86/13 ส่วนใบส่งของเป็นหน้าที่ที่แคบกว่ามาก หัวข้อขั้นส่งของด้านล่างบอกว่าใช้กับใคร ใบที่ไม่บังคับก็ยังมีงานของมัน ลูกค้าบริษัทใช้ใบเสนอราคาขออนุมัติซื้อ และใช้ใบแจ้งหนี้เป็นตัวตั้งเรื่องจ่ายเงิน
ขั้นแรกคุณส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้าดูรายการกับยอดเงินก่อนตัดสินใจ พอลูกค้าตกลงก็ยืนยันกลับมา จะเซ็นตอบรับในใบเสนอราคาใบเดิม หรือส่งใบสั่งซื้อของฝั่งเขามาก็ได้ สิ่งที่ควรจดไว้คือเลขที่ของใบที่ลูกค้าตกลง เพราะใบแจ้งหนี้ที่ออกตามมาควรอ้างถึงเลขนั้น
ถ้าคุณเป็นฟรีแลนซ์ที่เสนอราคาให้บริษัทในชื่อตัวเอง ช่องที่ต้องใส่กับยอดหลังลูกค้าหักภาษีอธิบายไว้ในบทความบุคคลธรรมดาออกใบเสนอราคาให้บริษัทได้ไหม บทความเดียวกันมีคำเตือนเรื่องอากรแสตมป์ไว้ด้วย อ่านก่อนตัดสินใจเซ็นใบเสนอราคาแทนสัญญาจ้าง
ระบบแบบมีบัญชีของ Sotofix (บัญชีฟรีก็ใช้ได้) เพิ่มอีกทางให้ขั้นตกลง คุณส่งลิงก์ของเอกสารให้ลูกค้า ลูกค้าเปิดดูแล้วกดตกลงพร้อมวาดลายเซ็นได้โดยไม่ต้องสมัครบัญชี และระบบส่งอีเมลแจ้งคุณเมื่อลูกค้ากดตกลง
ฟรีแลนซ์ที่ขายบริการไม่ต้อง เพราะมาตรา 105 จัตวา พูดถึงการขายสินค้าเท่านั้น และบังคับใบส่งของไว้เฉพาะการขายสินค้าที่ตัวบทระบุ คือเกี่ยวกับผู้ประกอบการ VAT ที่เป็นผู้ผลิต ผู้นำเข้า ผู้ส่งออก หรือผู้ขายส่ง ร้านที่ขายของให้คนทั่วไปจึงไม่เข้ามาตรานี้ คนที่ไม่อยู่ในกลุ่มนี้จะทำใบส่งของหรือใบส่งมอบงานก็ได้ ใบนั้นช่วยให้จำได้ว่าส่งอะไรไปวันไหน แต่ไม่ใช่หน้าที่ตามมาตรานี้
ฝั่งร้านที่จด VAT และขายของ ความรับผิดทาง VAT เกิดตอนส่งมอบเป็นหลัก เว้นแต่โอนกรรมสิทธิ์ รับเงิน หรือออกใบกำกับภาษีก่อนส่ง ใบกำกับภาษีของร้านแบบนี้จึงมักเดินทางไปพร้อมสินค้า และถ้าในใบเขียนว่าส่งสินค้าแล้ว มาตรา 105 จัตวา ให้ใช้เป็นใบส่งของได้ในตัว งานบริการไม่เป็นแบบนั้น วันส่งงานไม่ใช่ตัวกำหนด หลักทั่วไปคือวันที่ได้รับเงิน
เพราะใบแจ้งหนี้ออกก่อนเงินเข้า หน้าที่ของมันคือแจ้งยอดกับวันครบกำหนด ส่วนใบรับตามนิยามของประมวลรัษฎากรต้องเป็นหลักฐานว่าได้รับเงินหรือหนี้ได้ชำระแล้ว คู่มือรายจ่ายของกรมสรรพากรยกข้อหารือไว้ตรงจุดนี้ว่า อินวอยซ์ที่เจ้าหนี้ส่งมาเรียกเก็บเงิน บริษัทใช้เป็นหลักฐานบันทึกบัญชีไม่ได้ ถ้าไม่มีใบเสร็จรับเงินหรือสำเนาเช็คที่เบิกเงินจากธนาคารแล้วมาประกอบ ลูกค้าบริษัทจึงต้องการใบเสร็จจากคุณอีกใบหลังโอนเงิน
ใบวางบิลเป็นธรรมเนียมของลูกค้าที่มีใบค้างหลายใบ คุณรวมใบแจ้งหนี้เหล่านั้นไว้ในใบเดียวแล้วส่งไปเก็บเงินทีเดียว งานเดียวจบด้วยใบแจ้งหนี้ใบเดียวก็พอ ทั้งสองแบบออกได้จากเครื่องมือใบแจ้งหนี้และใบวางบิลของเรา
ถ้าคุณจด VAT และขายบริการ ระวังหัวเอกสารของใบที่ส่งไปเก็บเงิน มาตรา 78/1 ให้ความรับผิดเกิดทันทีที่ออกใบกำกับภาษี แม้ยังไม่ได้รับเงิน ใบที่ส่งก่อนลูกค้าจ่ายจึงควรเป็นใบแจ้งหนี้ แล้วค่อยออกใบกำกับภาษีตอนเงินเข้า
ออกใบรับทันทีที่เงินเข้า แล้วเลือกแบบตามลักษณะงาน งานบริการหรืองานที่มีใบแจ้งหนี้นำมาก่อน ใช้ใบเสร็จรับเงินที่อ้างเลขใบแจ้งหนี้ได้ ร้านที่ขายของแล้วรับเงินตรงนั้น ใช้บิลเงินสดสำหรับขายหน้าร้าน
ผู้จด VAT มีหน้าที่ออกใบรับเหมือนกัน แต่รวมเป็นใบเดียวได้ มาตรา 105 ยอมให้ใบกำกับภาษีที่เขียนว่ารับเงินแล้วนับเป็นใบรับ งานบริการที่วันเงินเข้ากับวันออกใบกำกับภาษีตรงกันอยู่แล้ว จึงจบด้วยใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีในใบเดียว ถ้าใบกำกับภาษีออกไปก่อนหน้านั้น วันที่ลูกค้าจ่ายให้ออกใบเสร็จอีกใบ แล้วเขียนเลขที่ของใบเดิมไว้ในช่องอ้างอิง
ถ้าลูกค้าเป็นบริษัทหรือนิติบุคคล ค่าบริการบางประเภทจะถูกหักภาษีไว้ก่อนโอน ยอดที่โอนเข้ามาจึงน้อยกว่าค่าบริการเต็ม เรื่องนี้แยกไว้ในบทความภาษีหัก ณ ที่จ่ายคืออะไร ใครต้องหัก
ลำดับเหมือนกัน ต่างกันที่บรรทัด VAT กับใบกำกับภาษีที่แทรกเข้ามาในขั้นส่งของหรือขั้นรับเงิน ร้านที่ยังไม่จดใช้ชุดสั้นกว่า และควรระวังไม่ให้เอกสารใบไหนมีบรรทัด VAT หรือคำว่าใบกำกับภาษี ตารางนี้รวบจากหัวข้อข้างบนไว้ดูทีเดียว
| ขั้น | ยังไม่จด VAT | จด VAT แล้ว |
|---|---|---|
| เสนอราคา | ราคาตรง ๆ ไม่มีบรรทัด VAT | มีบรรทัด VAT ได้ |
| ส่งของ | ไม่บังคับ ยกเว้นกิจการที่เข้ามาตรา 105 จัตวา | ขายสินค้า ใบกำกับภาษีที่ระบุว่าส่งของแล้วใช้แทนใบส่งของ |
| เรียกเก็บเงิน | ใบแจ้งหนี้ไม่มีบรรทัด VAT | ใบแจ้งหนี้ ยังไม่ใช่ใบกำกับภาษี |
| รับเงิน | ใบเสร็จรับเงินหรือบิลเงินสด | ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จที่อ้างเลขใบกำกับภาษีเดิม |
จะอยู่ฝั่งไหนดูที่รายรับ กิจการที่ขายของหรือให้บริการเป็นปกติธุระ เมื่อรายรับเกินเกณฑ์ 1.8 ล้านบาทต่อปี มีเวลา 30 วันนับจากวันที่ยอดเกินให้ยื่นจดทะเบียน ดูต่อได้ว่ารายรับเท่าไรถึงต้องจด VAT ส่วนร้านค้าปลีกที่จดแล้วมีใบอีกแบบให้ใช้ คือใบกำกับภาษีอย่างย่อที่ไม่ต้องแสดงชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ เงื่อนไขของแต่ละแบบอยู่ที่ใบกำกับภาษีเต็มรูปกับอย่างย่อใครออกได้
กฎหมายบังคับเฉพาะเอกสารที่ใช้แก้ยอดของผู้จด VAT ใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ต้องมีหมายเลขลำดับของใบกำกับภาษีเดิม และใบแทนใบกำกับภาษีต้องเขียนให้เห็นชัดว่าออกแทนใบไหน ส่วนการอ้างเลขข้ามจากใบเสนอราคาไปใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ เราไม่พบข้อกำหนด ที่ตัวบทเขียนไว้คือใบรับกับใบกำกับภาษีต้องมีเลขลำดับของตัวเอง
ถึงไม่บังคับ เลขอ้างอิงคือของที่ช่วยคุณตอนตามเงินมากที่สุด ใบเสร็จที่บอกว่าปิดยอดของใบแจ้งหนี้เลขไหน ทำให้คุณกับฝ่ายบัญชีของลูกค้าเทียบกันได้ทันทีว่างานไหนจ่ายครบแล้ว งานไหนยังค้าง
เครื่องมือฟรีของเราจึงมีช่องอ้างอิงในใบที่ออกต่อจากใบอื่น ใบแจ้งหนี้ใส่เลขที่ใบเสนอราคาหรือใบสั่งซื้อ ใบเสร็จรับเงินใส่เลขที่ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษีใส่เลขที่ใบแจ้งหนี้หรือใบสั่งซื้อ เลขที่ที่เครื่องมือเสนอให้ขึ้นต้นด้วยอักษรของชนิดใบ ใบเสนอราคาเป็น QT ใบแจ้งหนี้เป็น IV ใบเสร็จเป็น RC เห็นเลขก็รู้ว่าเป็นใบอะไร
ถ้าออกเอกสารในระบบแบบมีบัญชี คุณไม่ต้องพิมพ์เลขเอง กดสร้างใบถัดไปจากใบเดิม แล้วช่องอ้างอิงถูกเติมให้ตามสายงาน ถ้าข้ามขั้นกลาง เช่น กดจากใบเสนอราคาไปใบเสร็จเลย ระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้ที่ขาดให้ก่อนด้วยข้อมูลชุดเดียวกัน สายของงานจึงไม่มีช่องโหว่ ก่อนเปิดเครื่องมือให้ทุกคนใช้ ระบบต้นแบบของมันออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบกำกับภาษีให้บริษัทจริงมาแล้วกว่า 500 ฉบับ
ใบที่กฎหมายบังคับมีระยะเก็บขั้นต่ำ 5 ปีเท่ากัน แต่เริ่มนับจากคนละวัน
ใบเสนอราคากับใบแจ้งหนี้ของคนทำธุรกิจในนามตัวเอง เราไม่พบระยะเก็บที่กำหนดไว้ในต้นฉบับที่ตรวจ ทางที่ง่ายที่สุดคือเก็บไว้คู่กับใบเสร็จของงานเดียวกัน แล้วปล่อยให้ครบ 5 ปีไปพร้อมกัน
จะเริ่มชุดเอกสารของงานถัดไปวันนี้ ทำใบเสนอราคาฟรีได้ที่เครื่องมือของเรา ข้อมูลของคุณที่กรอกไว้จะถูกจำในเครื่องเดียวกัน ตอนออกใบแจ้งหนี้และใบเสร็จของงานนั้นไม่ต้องกรอกซ้ำ ไม่ต้องสมัครสมาชิก บันทึกเป็น PDF ส่งลูกค้าได้ทันที สงสัยว่าปุ่มหรือช่องไหนในเครื่องมือใช้อย่างไร เราตอบทางโทรศัพท์ 083-716-8798 และ LINE @sotofix ส่วนเรื่องที่ต้องตีความภาษีของกิจการคุณเอง สายด่วน RD Call Center 1161 ของกรมสรรพากรตอบได้ตรงกว่าเรา
ไม่ต้อง ทั้งสองใบไม่มีกฎบังคับ การขายที่จ่ายเงินตรงนั้นจบด้วยใบรับใบเดียว ร้านที่ยังไม่จด VAT ออกบิลเงินสดหรือใบเสร็จเมื่อยอดต่อครั้งเกิน 100 บาท ส่วนร้านค้าปลีกที่จด VAT มีใบกำกับภาษีอย่างย่อไว้ใช้กับการขายแบบนี้
ไม่ต้องทำย้อนหลัง สิ่งที่ต้องทำตอนนั้นคือออกใบรับให้ลูกค้าทันทีที่เงินเข้า เพราะหน้าที่ตามมาตรา 105 เริ่มที่การรับเงิน ไม่ได้ขึ้นกับว่ามีใบก่อนหน้าหรือเปล่า ถ้าคุณจด VAT เงินที่ได้ก่อนส่งของหรือก่อนส่งงานทำให้ความรับผิดเกิดตอนรับเงิน จึงต้องออกใบกำกับภาษีตอนนั้นด้วย ถ้าลูกค้าอยากได้ใบเสนอราคาไว้ประกอบเรื่องภายใน ทำให้ได้ แต่ลงวันที่ตามวันที่ทำจริง
เราแนะนำว่าอย่าออก ใบเสร็จตามนิยามของกฎหมายคือหลักฐานว่าได้รับเงินแล้ว ระหว่างที่เงินยังไม่เข้า เอกสารที่ตรงกับความจริงคือใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล ส่งใบนั้นให้ฝ่ายบัญชีของลูกค้าใช้ตั้งเรื่องจ่าย แล้วออกใบเสร็จในวันที่ได้เงิน
ถ้ายังไม่ได้ออกใบกำกับภาษี ที่ลูกค้าถืออยู่มีแค่ใบแจ้งหนี้ซึ่งไม่มีแบบตามกฎหมาย แจ้งลูกค้าเป็นข้อความว่ายกเลิกใบเลขที่เท่าไร แล้วเก็บข้อความนั้นไว้กับเรื่องของงาน ส่วนผู้จด VAT ที่ออกใบกำกับภาษีไปแล้ว การลดยอดทำด้วยใบลดหนี้ ซึ่งมาตรา 82/10 ให้ใช้ในเหตุที่ระบุไว้ เช่น บอกเลิกสัญญาบริการตามเหตุและเงื่อนไขที่อธิบดีกำหนด เงื่อนไขละเอียดให้ถาม 1161 ก่อนออกใบ
ไม่บังคับ จะส่งใบเดียวที่บอกยอดของทุกงวด หรือส่งใบใหม่ทุกงวดก็ได้ ที่บังคับคือใบรับ ถ้ายอดของงานเกินเกณฑ์ มาตรา 105 ให้ออกใบรับทุกคราวที่รับเงินแต่ละงวด เราแนะนำให้แยกใบแจ้งหนี้ต่องวด ใบเสร็จของแต่ละงวดจะอ้างเลขได้ตรง และเห็นชัดว่างวดไหนยังไม่จ่าย
เขียนโดย
อนุชิต ภัทรมงคลชัย ผู้ก่อตั้ง Sotofix สร้างระบบหลังบ้านให้ธุรกิจไทยมากว่า 50 ระบบ และทำเว็บไซต์มากว่า 100 เว็บตั้งแต่ปี 2556 ตลอด 8 ปีที่ผ่านมาดูแลเว็บไซต์และการตลาดออนไลน์ให้บริษัทบัญชีและบริษัทกฎหมายหลายแห่ง จึงรู้ว่าเอกสารแต่ละใบต้องมีอะไรถึงจะใช้ได้จริง ระบบออกเอกสารที่เป็นต้นแบบของเครื่องมือบนเว็บนี้ออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบกำกับภาษีในบริษัทจริงมาแล้วกว่า 500 ฉบับ
